就職先が決まると、入社までに様々な書類の提出を求められることになります。
身元保証書や入社誓約書のほか雇用契約書への署名押印のうえ返送などもありますが、その大半は就職先で用意された用紙に署名押印するものですね。
中にはコピーして提出するものや、役場へ行って取得しなければならない書類もあります。
そこで就職時に提出を求められることが多い書類などについて説明していきます。
身分証明書は本人確認書類とはまったくの別物です
例えば警備会社の警備員として就職する時には、必ず「身分証明書」や「登記されていないことの証明」の提出を求められます。
他の業種でも「身分証明書」や「登記されていないことの証明書」を求められることがあると思いますが、その多くは法令によって就業が規制されているなどの理由から提出が必要となっています。
これらの証明書って何だかわかりますか？
身分証明書
日常生活で本人であることを証明する免許証やマイナンバーカードなど本人確認書類のことを身分証明書と呼んだりしますが、ここで言う身分証明書とはまったく別のものです。
ここでいう身分証明書とは
- 禁治産または準禁治産宣告の通知を受けていない
- 後見登記の通知を受けていない
- 破産宣告や破産手続開始決定の通知を受けていない
こと証明する書類のことで、本籍のある市区町村役場で取得します。
住民登録している市区町村役場ではなく、本籍地の市区町村役場へ請求する必要がある点に注意してください。
本籍地が現在居住している所とは遠く離れた場所の場合には、郵送で取り寄せることができます。
本籍のある市区町村役場で発行される身分証明書の一例
本籍地の市区町村役場が発行する身分証明書では、2000年3月31日までに禁治産または準禁治産宣告の通知を受けていない、後見登記の通知を受けていないことの証明しかできません。
2000年4月1日に制度が変更されて、破産宣告や破産手続開始決定の通知を受けていないことの証明だけが身分証明書で行われるようになっています。
このため、いま本籍地の市区町村役場で身分証明書を取得した場合、破産宣告や破産手続開始決定の通知を受けていないことの証明と、2000年3月31日までに禁治産または準禁治産宣告の通知を受けていない、後見登記の通知を受けていないことの証明についての証明書となります。
2000年4月1日以降に禁治産（制限行為能力者）または準禁治産宣告（準制限行為能力者）の通知を受けていない、後見登記の通知を受けていないことの証明については、「登記されていないことの証明書」が別途必要になります。
登記されていないことの証明書
2000年4月1日に制度が変更された際に
禁治産→制限行為能力者
禁治産者→成年被後見人
準禁治産→準制限行為能力者
準禁治産者→被保佐人
と名称も変更されるとともに、これまでは本籍のある市区町村役場における戸籍への記録とされてきたものが、法務局での後見登記等ファイルへの登記に変更されました。
2000年4月1日以降に制限行為能力者または準制限行為能力者の登記をされていない、後見登記をされていないことの証明については、法務局において「登記されていないことの証明書」の発行をしてもらうことになります。
「登記をされていないことの証明書」の発行
窓口の場合は「東京法務局民事行政部後見登録課」または「法務局の戸籍課」「地方法務局の戸籍課」で申請します。
※「支局」「出張所」の窓口では発行していません。
郵送の場合は「東京法務局民事行政部後見登録課」のみで取り扱っています。
くわしくは登記されていないことの証明申請(後見登記等ファイル用）をご覧ください。
住民票記載事項証明書
「住民票」というワードが入っていることからも分かるように、「住民票記載事項証明書」は住民登録している市区町村役場で取得します。
多くの場合は用紙を会社側が用意し、その用紙にあなた自身が記入して住民登録している市区町村役場へ持って行き、市区町村役場で保管している住民票と相違ないことを証明する書類となります。
会社によっては用紙を指定していないこともあり、この場合は各市区町村役場の既定の住民票記載事項証明書が発行されます。
各市区町村役場既定の住民票記載事項証明書の場合、証明されるのは氏名（旧氏を併記しておれば旧氏も）・住所・生年月日・性別の4項目が基本で、希望すれば世帯主や続柄（妻・子等）や都道府県のみになりますが本籍の証明もされます。
料金は住民票の写しの発行と同料金のことが多く300円前後です。
会社指定の用紙の場合は書き方に要注意！
住民票に記載されたものと相違のないことを証明するのが住民票記載事項証明書ですから、すべてを同じように書く必要があります。
例えば住所ですが
愛知県名古屋市港区金城ふ頭3丁目2-2 〇〇ハイツ201
の住所の場合住民票には
愛知県名古屋市港区金城ふ頭3丁目2番2-201号
となっているので、住民票どおりに記載する必要があります。
その他
住民票の氏名が旧字体となっておれば、用紙にも旧字体で記入します。
浜 → 濱
辺 → 邊 など
生年月日は和暦で記入します。
明治・大正・昭和・平成・令和
S・H・Rや昭・平・令のように略してはいけません。
続柄は
世帯主本人ならば「世帯主」
世帯主の妻は「妻」
世帯主の夫ならば「夫」
世帯主の子供の場合は「子」
と記します。
用紙の指定がなければ全国のコンビニで取得できます
会社によっては住民票記載事項証明書の用紙を特に指定していないこともありますが、もしもマイナンバーカードを持っていれば、全国のコンビニのマルチコピー機（キオスク端末）で住民票記載事項証明書の取得が可能です。
ただし意外と多くの自治体で、コンビニでの住民票記載事項証明書の発行が非対応となっていますから、各市区町村のHPなどでご確認ください。
住民票で代用はできる？
住民票の写しに比べて住民票記載事項証明書は記載内容が少なくなっています。
ということは、住民票の写しでの代用は可能なように思いますが、各企業ともよけいな個人情報の取得を嫌います。
会社でどうしても必要な個人情報以外を取得することは、情報の管理やプライバシーの侵害の観点からリスクとなるだけです。
住民票記載事項証明書の提出を求められた場合に住民票の写しを提出することは避けるほうが良いでしょう。
戸籍抄本（戸籍個人事項証明書）
最近は入社時に提出を求められることが少なくなっていると思いますが、戸籍謄本（戸籍全部事項証明書）は戸籍に記載されている家族全員の分の写し、戸籍抄本（戸籍個人事項証明書）は戸籍に記載されている家族のうち、必要な人の部分だけを写した物になります。
家族の誰かをあなたの健康保険に入れる場合などに戸籍謄本を求められることもあるとは思いますが、入社時に提出するように請求されるのは一般的には戸籍抄本（戸籍個人事項証明書）になります。
先にも書きましたが、企業も不必要な個人情報を持ちたくはありませんので、最近は戸籍関係の証明書を取得する機会はかなり少ないと思います。
ですので戸籍抄本の提出を求められた場合には、間違って戸籍謄本を提出しないようにしましょう。
ちなみに戸籍抄本（戸籍個人事項証明書）はあなたの本籍地のある自治体で取得しますが、マイナンバーカードがあれば大半の自治体はコンビニ取得に対応していますので、遠くの自治体へ郵送で請求する……、といったことも今ではあまりないかもしれません。
無事故・無違反証明書や運転記録証明書
入社先で自動車の運転に関わる仕事に就く場合、「無事故・無違反証明書」や「運転記録証明書」の提出を求められる場合があります。
無事故無違反の人ならば「無事故・無違反証明書」によってそれを証明できますし、過去5年・3年・1年の間の交通違反、交通事故、運転免許の行政処分の記録の証明は「運転記録証明書」となります。
証明書申込用紙は、警察署・交番・駐在所・各自動車安全運転センター事務所で入手できます。
必要事項を記入して郵便局に交付手数料とともに申し込むか、または各自動車安全運転センター事務所の窓口へ交付手数料とともに提出します。
※各自動車安全運転センター事務所の窓口へ提出しても即日での証明書発行はできないそうです。
マイナンバー
今では多くの方がマイナンバーカードを持っていると思いますが、勤務先ではあなたのマイナンバーが必要です。
これは雇用保険・健康保険・厚生年金に加入する際にマイナンバーの記入が必要なため、どうしても必要なんですね。
また税金関係でもマイナンバーは必要で、源泉徴収票や支払調書などを会社から税務署へ提出する際に、マイナンバーの記載が必要だからです。
マイナンバーの提出方法はいくつかあり、
- マイナンバーカードの表裏両面を紙にコピーして提出する。
- スマホ等で撮影してメールなどに添付して送信する。
- 撮影したデータを労務管理システムツールで送信する。
などの方法があります。
紙にコピーして提出する場合、必要のない社員に見られないためにかなり丈夫で透けて見えない封筒に入れ、密封して提出することが一般的。
メールで送信する際は誤送信に気を付けましょう。
労務管理システムツールはある程度以上の規模の会社で導入されていることが多く、不必要に他の社員に見られたり、誤送信がないので安心して送信できます。
マイナンバーカードを持っていない
マイナンバーを取得していない人もおられますよね。
この場合はマイナンバー通知カードのコピー、またはマイナンバーが記載された住民票または住民票記載事項証明書などを1点提出することになりますが、それに加えて写真のある本人確認書類（免許証やパスポートなど）のコピーの提出が必要になります。
マイナンバー通知カードの例
マイナンバー通知カードはかなり昔に配布されたので、紛失している方も多いかもしれません。
住民票記載事項証明書の提出が必要な会社ならば、マイナンバーを記載した状態で発行してもらえば、あとは運転免許証などのコピーでOKです。